Сколько человек должно быть в кадровой службе

Кадровые службы — это сердце любой компании, отвечающее за поиск, найм, обучение, мотивацию и развитие сотрудников. Но сколько человек должно быть в этой службе, чтобы она эффективно справлялась со своими задачами? 🤔

Этот вопрос волнует многих руководителей, особенно в условиях ограниченного бюджета. 💰 С одной стороны, хочется, чтобы кадровики были всегда доступны, чтобы не было задержек с оформлением документов и чтобы процессы шли гладко. С другой стороны, содержание большого штата сотрудников отдела кадров может быть накладным.

В этой статье мы разберемся, как правильно определить оптимальную численность сотрудников кадровой службы, учитывая особенности вашей компании и ее потребности.

1. Мифы и реальность
2. Как рассчитать количество сотрудников отдела кадров
3. 1. Анализ текущей нагрузки
4. 2. Применение формулы
5. 3. Использование рекомендаций специалистов
6. 4. Проведение тендера
7. Структура отдела кадров
8. Как оптимизировать работу отдела кадров
9. Выводы

Мифы и реальность

Часто можно услышать, что на одного кадровика должно приходиться 100-120 сотрудников, или даже 300! 🤯 Однако, эти цифры — не более чем мифы, не имеющие четкого обоснования.

Дело в том, что нет единого стандарта по количеству кадровиков, который бы подходил для всех компаний. 🙅‍♀️ Все зависит от:

• Размер компании: В маленькой компании с 10-15 сотрудников вполне может хватить одного кадровика, который будет заниматься всем.
• Специфика деятельности: В компании с большой текучкой кадров, сложными трудовыми договорами и частыми изменениями в штатном расписании требуется больше кадровиков, чем в компании с более стабильным штатом.
• Используемые технологии: Автоматизация кадровых процессов позволяет сократить количество сотрудников, необходимых для их выполнения. 💻

Как рассчитать количество сотрудников отдела кадров

Несмотря на отсутствие единых стандартов, существует несколько способов определить оптимальное количество кадровиков для вашей компании.

1. Анализ текущей нагрузки

• Соберите информацию о количестве сотрудников, выполняемых кадровых операций и времени, затрачиваемом на них.
• Проанализируйте, какие операции занимают больше всего времени.
• Изучите, какие операции можно автоматизировать или оптимизировать.
• Определите, какие задачи можно передать на аутсорсинг.

2. Применение формулы

Чш = Нч х Кн, где:

• Чш — штатная численность работников кадровой службы
• Нч — нормативная численность работников (определяется в зависимости от специфики деятельности компании)
• Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников (отпуска, болезни, и т.д.)

3. Использование рекомендаций специалистов

• Согласно рекомендациям специалистов, нагрузка на одного кадровика должна составлять не более 100-120 сотрудников.
• Однако, это только рекомендация, а не жесткое правило.

4. Проведение тендера

• Если вы не уверены в том, сколько кадровиков вам нужно, вы можете провести тендер среди кадровых агентств.
• Агентства смогут предоставить вам расчеты, которые будут учитывать особенности вашей компании.

Структура отдела кадров

Обычно отдел кадров состоит из:

• Руководителя отдела кадров
• Специалистов по кадровому делопроизводству
• Специалистов по подбору персонала
• Специалистов по обучению и развитию персонала
• Специалистов по заработной плате

Однако, состав отдела кадров может варьироваться в зависимости от размеров компании и ее специфики.

Примеры:

• В небольшой компании с 10-15 сотрудниками, отдел кадров может состоять из одного человека, который будет выполнять все функции.
• В крупной компании с сотнями сотрудников, отдел кадров может быть разделен на несколько подразделений.

Что делать, если в компании работает всего 10-15 человек?

• В этом случае достаточно одного кадровика, который будет заниматься всеми кадровыми вопросами.
• Однако, если у вас есть возможность, лучше всего взять на работу двух кадровиков, чтобы обеспечить взаимную подмену в случае болезни или отпуска.

Как оптимизировать работу отдела кадров

• Автоматизация кадровых процессов: 💻 Используйте специализированные программы для автоматизации кадрового учета, начисления заработной платы, ведения документооборота.
• Аутсорсинг: Передайте некоторые кадровые функции на аутсорсинг, например, подбор персонала, обучение, ведение кадрового делопроизводства.
• Оптимизация документооборота: Упростите процедуру оформления документов, используйте электронный документооборот.
• Повышение квалификации сотрудников: Обучайте сотрудников отдела кадров современным методам работы, новым технологиям, используйте тренинги.

Выводы

Оптимальное количество сотрудников в кадровой службе зависит от конкретной ситуации. Нет единого рецепта, который бы подошел для всех.

Чтобы определить оптимальное количество кадровиков, необходимо:

• Проанализировать текущую нагрузку на отдел кадров.
• Использовать формулу расчета штатной численности.
• Ознакомиться с рекомендациями специалистов.
• Провести тендер среди кадровых агентств.

Не забывайте, что оптимизация работы отдела кадров — это непрерывный процесс.

FAQ

• Какая средняя нагрузка на одного кадровика? Средняя нагрузка на одного кадровика составляет 200-300 сотрудников.
• Какие документы нужно оформлять в отделе кадров? В отделе кадров оформляется множество документов: трудовые договоры, приказы о приеме на работу, о переводе, об увольнении, табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, справки о доходах, и т.д.
• Как автоматизировать кадровые процессы? Для автоматизации кадровых процессов можно использовать специализированные программы, такие как 1С: Зарплата и кадры, «БОСС-Кадровик», «Кадровик», «Зарплата и Кадры» и т.д.
• Какие функции можно передать на аутсорсинг? На аутсорсинг можно передать подбор персонала, обучение, ведение кадрового делопроизводства, начисление заработной платы, кадровый аудит.
• Как повысить квалификацию сотрудников отдела кадров? Для повышения квалификации сотрудников отдела кадров можно использовать тренинги, семинары, курсы повышения квалификации.