Нужно ли распечатывать ведомости по зарплате

В современном мире, где технологии стремительно развиваются, а бумажные носители постепенно уходят в прошлое, вопрос о необходимости распечатывать ведомости по зарплате становится все более актуальным.

Многие компании, стремясь оптимизировать свои процессы, переходят на электронный документооборот, но не всегда ясно, какие документы по зарплате нужно распечатывать, а какие можно хранить только в электронном виде.

В этой статье мы разберемся, какие документы по зарплате необходимо распечатывать, а какие можно хранить в электронном виде, и какие нюансы необходимо учитывать при оформлении и хранении документов по зарплате.

Развенчиваем мифы:

Часто можно услышать, что ведомости по зарплате обязательно нужно распечатывать, так как на них работники должны расписываться.

Однако, это не всегда так.

Все зависит от способа выплаты заработной платы.

Основные правила:

• Выплата зарплаты через кассу: Если вы выплачиваете заработную плату наличными через кассу, то ведомость по зарплате необходимо распечатать и подписать.
• Важная деталь: Работники, получившие зарплату, должны расписаться в ведомости, подтверждая получение денежных средств.
• Дополнительная информация: Ведомость по зарплате является официальным документом, подтверждающим факт выплаты заработной платы.
• Перечисление зарплаты на банковские карты: Если вы перечисляете зарплату на банковские карты, то ведомость по зарплате можно хранить в электронном виде.
• Достаточно: В этом случае достаточно сформировать в электронном виде реестр на перечисление денежных средств и платежку.
• Важно: При этом необходимо уведомить работников о перечислении зарплаты на банковские карты и предоставить им доступ к электронному документу, подтверждающему получение заработной платы.

Какие документы по зарплате должны быть распечатаны?

Не все документы по зарплате необходимо распечатывать.

В зависимости от способа выплаты заработной платы, а также от конкретных требований законодательства, могут быть необходимы следующие документы:

• Расчетно-платежная ведомость (Т-49): Необходимо распечатать только при выплате заработной платы через кассу.
• Важно: В ведомости должны быть отражены сведения о каждом работнике, его заработной плате, а также о дате выплаты.
• Дополнительная информация: Ведомость должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.
• Реестр на перечисление денежных средств: Необходимо распечатать только при перечислении заработной платы на банковские карты.
• Важно: В реестре должны быть отражены сведения о каждом работнике, его заработной плате, а также о номере его банковского счета.
• Дополнительная информация: Реестр должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером.
• Платежное поручение: Необходимо распечатать только при перечислении заработной платы на банковские карты.
• Важно: Платежное поручение является подтверждением перечисления заработной платы на банковский счет работника.
• Дополнительная информация: Платежное поручение должно быть подписано руководителем организации и главным бухгалтером.
• 6-НДФЛ: Необходимо распечатать и хранить в течение 4 лет.
• Важно: В 6-НДФЛ отражаются сведения о начисленных и удержанных налогах с заработной платы.
• Дополнительная информация: 6-НДФЛ необходимо сдавать в налоговую инспекцию по месту регистрации организации.

Нужно ли ставить печать на платежной ведомости?

В форме Т-53 на титульном листе печать ставить необязательно.

Ни сама форма, ни указания по ее заполнению этого не предусматривают.

Нужно ли хранить расчетные ведомости?

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.

Нужно ли подписывать ведомости по зарплате?

Расчетно-платежные ведомости по зарплате нужно распечатывать и подписывать только при выплате зарплаты через кассу, т. е. наличными.

Какие документы по заработной плате нужно распечатывать?

К ним могут относиться:

• Пропуск на работу: Необходимо распечатать и хранить в течение установленного срока (обычно 5 лет).
• Важно: Пропуск на работу является подтверждением того, что работник имеет право находиться на территории организации.
• Дополнительная информация: Пропуск на работу должен быть подписан руководителем организации.
• Платежные документы: Необходимо распечатать и хранить в течение установленного срока (обычно 5 лет).
• Важно: Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров или услуг.
• Дополнительная информация: Платежные документы должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.
• Акты: Необходимо распечатать и хранить в течение установленного срока (обычно 5 лет).
• Важно: Акты подтверждают выполнение определенных работ или оказание услуг.
• Дополнительная информация: Акты должны быть подписаны руководителем организации и исполнителем работ.
• Различные договоры: Необходимо распечатать и хранить в течение установленного срока (обычно 5 лет).
• Важно: Договоры являются юридически обязательными документами, которые регулируют отношения между сторонами.
• Дополнительная информация: Договоры должны быть подписаны обеими сторонами.
• Распечатка с банковской карты: Необязательно распечатывать, достаточно хранить в электронном виде.
• Важно: Распечатка с банковской карты подтверждает факт перечисления заработной платы на банковский счет работника.
• Дополнительная информация: Распечатка с банковской карты должна быть подписана работником и храниться в течение 5 лет.

Заключение:

Таким образом, необходимость распечатывать ведомости по зарплате зависит от способа выплаты заработной платы.

Если вы выплачиваете зарплату наличными через кассу, то ведомость необходимо распечатать и подписать.

Если вы перечисляете зарплату на банковские карты, то ведомость можно хранить в электронном виде.

При этом необходимо уведомить работников о перечислении зарплаты на банковские карты и предоставить им доступ к электронному документу, подтверждающему получение заработной платы.

Важно также помнить, что все документы по зарплате должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Часто задаваемые вопросы:

• Какие документы по зарплате нужно хранить в течение 5 лет?
• Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы, пропуски на работу, платежные документы, акты, различные договоры, распечатки с банковских карт.
• Какие документы по зарплате нужно хранить в течение 75 лет?
• Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы при отсутствии лицевых счетов.
• Какие документы по зарплате нужно хранить в течение 4 лет?
• 6-НДФЛ.
• Какие документы по зарплате нужно подписывать?
• Расчетно-платежные ведомости по зарплате при выплате зарплаты через кассу.
• Какие документы по зарплате нужно распечатывать?
• Расчетно-платежная ведомость (Т-49) при выплате заработной платы через кассу, реестр на перечисление денежных средств и платежное поручение при перечислении заработной платы на банковские карты, 6-НДФЛ, пропуск на работу, платежные документы, акты, различные договоры.
• Нужно ли ставить печать на платежной ведомости?
• Нет, не нужно.
• Какие документы по зарплате можно хранить в электронном виде?
• Реестр на перечисление денежных средств, платежное поручение, распечатка с банковской карты.

Важно помнить:

• Необходимо соблюдать все требования законодательства при оформлении документов по зарплате.
• Все документы по зарплате должны быть оформлены правильно и содержать всю необходимую информацию.
• Все документы по зарплате должны храниться в течение установленного срока.
• При переходе на электронный документооборот необходимо уведомить работников о перечислении зарплаты на банковские карты и предоставить им доступ к электронному документу, подтверждающему получение заработной платы.