Как пригласить контрагента к работе с Эдо
Электронный документооборот (ЭДО) — это современный и удобный способ обмена документами между компаниями. Он позволяет ускорить процесс обработки документов, сократить расходы на бумагу и доставку, а также повысить уровень безопасности.
- Как пригласить контрагента к работе с ЭДО
- Как пригласить контрагента в ЭДО через раздел «Администрирование»
- Что нужно для работы с контрагентами по ЭДО
- Как пригласить контрагента в Диадоке
- Как перевести клиентов на ЭДО
- Как предложить клиенту перейти на ЭДО
- Как добавить организацию в ЭДО
- Советы по переходу на ЭДО
- Заключение
- FAQ
Как пригласить контрагента к работе с ЭДО
Первое, что нужно сделать — это авторизоваться в личном кабинете сервиса ЭДО.В личном кабинете вы найдете страницу «Контрагенты», где вы можете перейти в раздел «Поиск и приглашение».
В строке поиска введите название или ИНН контрагента.Система выдаст вам список организаций, соответствующих вашим критериям поиска.
Наведите курсор на поле с названием организации и нажмите на кнопку «Отправить приглашение».🚀 Важно! Приглашение отправляется контрагенту на его адрес электронной почты, указанный в системе ЭДО.
Как пригласить контрагента в ЭДО через раздел «Администрирование»
Вы также можете отправить приглашение через раздел «Администрирование».Перейдите в «Администрирование» -> «Обмен электронными документами» -> «Обмен с контрагентами» -> «Настройки ЭДО» -> «Настройки отправки» -> «Создать».
В открывшемся окне укажите информацию о вашей организации, ее учетной записи, а также контрагенте, которому вы отправляете приглашение, и его учетной записи.
Что нужно для работы с контрагентами по ЭДО
Переход на ЭДО — это комплексный процесс, который требует определенных действий.Вот основные этапы:
- Анализ текущей работы в бумажном формате.
- Определите, какие документы вы обмениваетесь с контрагентами.
- Проанализируйте, как происходит обмен документами, какие сроки доставки и обработки.
- Изучите, какие документы являются наиболее важными и требуют максимальной безопасности.
- Получение КЭП (квалифицированной электронной подписи) в удостоверяющем центре.
- КЭП — это электронный аналог подписи, который гарантирует юридическую значимость электронных документов.
- Выберите удостоверяющий центр, который подходит вам по цене и удобству обслуживания.
- Подключение к оператору ЭДО и выбор способа интеграции.
- Операторы ЭДО предоставляют платформы для обмена электронными документами.
- Выберите оператора, который подходит вам по функционалу, цене и удобству использования.
- Определите способ интеграции — web-интерфейс, API или интеграцию с 1С.
- Выпуск приказа о переходе на ЭДО с контрагентами.
- Оформление приказа — это важный шаг, который официально фиксирует переход на ЭДО.
- Приказ должен содержать информацию о том, какие документы будут переведены в электронный формат, а также о порядке работы с электронными документами.
- Отправка приглашений для обмена документами своим поставщикам и заказчикам.
- Используйте описанные выше способы для отправки приглашений контрагентам.
- Проинформируйте контрагентов о вашем переходе на ЭДО и предложите им подключиться к онлайн-документообороту.
Как пригласить контрагента в Диадоке
В Диадоке пригласить контрагента очень просто.Нажмите на строку с контрагентом.
В открывшейся карточке контрагента нажмите «Отправить приглашение».Приглашение будет отправлено контрагенту в ящик ЭДО.
Статус с этим контрагентом изменится на «Приглашение отправлено».Как перевести клиентов на ЭДО
Перевод делопроизводства на ЭДО — это комплексный процесс, который требует нескольких шагов.Вот основные этапы:
- Получение квалифицированной электронной цифровой подписи (КЭП) в удостоверяющем центре.
- КЭП — это электронный аналог подписи, который гарантирует юридическую значимость электронных документов.
- Выберите удостоверяющий центр, который подходит вам по цене и удобству обслуживания.
- Выбор оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключение с ним договора.
- Операторы СЭД предоставляют платформы для обмена электронными документами.
- Выберите оператора, который подходит вам по функционалу, цене и удобству использования.
- Принятие приглашения от ООО "Форма+" на обмен электронными документами.
- После того, как вы подключитесь к оператору СЭД, вы получите приглашение от ООО "Форма+" на обмен электронными документами.
- Принятие приглашения позволит вам начать обмен документами с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
Как предложить клиенту перейти на ЭДО
Утвержденного формата письма о переходе на ЭДО нет, поэтому составить его можно в произвольной форме.В первую очередь стоит уведомить контрагента о вашем переходе на ЭДО.
Предложите подключиться к онлайн-документообороту и укажите, какими электронными документами вы готовы обмениваться.
В письме вы можете указать преимущества ЭДО, такие как:
- Скорость обработки документов.
- Сокращение расходов на бумагу и доставку.
- Повышение уровня безопасности.
- Удобство и простота использования.
Это позволит ему оценить преимущества ЭДО и сделать взвешенное решение о переходе на онлайн-документооборот.
Как добавить организацию в ЭДО
Добавить организацию в ЭДО можно через личный кабинет сервиса ЭДО.Авторизуйтесь в личном кабинете сервиса ЭДО, откройте страницу «Контрагенты» и перейдите в раздел «Поиск и приглашение».
В строке поиска введите название или ИНН контрагента.Появится список организаций, соответствующих вашим критериям поиска.
Наведите курсор на поле с названием организации и нажмите на кнопку «Отправить приглашение».Приглашение будет отправлено контрагенту на его адрес электронной почты, указанный в системе ЭДО.
Советы по переходу на ЭДО
- Проведите обучение сотрудников.
- Важно, чтобы сотрудники понимали, как работать с ЭДО, и были готовы к переходу на новый формат обмена документами.
- Подготовьте необходимую документацию.
- Оформите приказ о переходе на ЭДО, подготовьте инструкции по работе с ЭДО и шаблоны электронных документов.
- Согласуйте с контрагентами переход на ЭДО.
- Убедитесь, что ваши контрагенты готовы к переходу на ЭДО и имеют возможность подключиться к системе.
- Проведите тестовый обмен документами.
- Проверьте, как работает система ЭДО, и убедитесь, что все работает корректно.
- Постепенно переводите документы в электронный формат.
- Не стоит сразу переводить все документы в электронный формат.
- Начните с наиболее часто используемых документов, а затем постепенно переходите к другим.
Заключение
Переход на ЭДО — это важный шаг, который поможет вам оптимизировать работу с документами, повысить эффективность бизнес-процессов и сократить расходы.
Следуя приведенным выше советам, вы сможете легко и эффективно пригласить контрагентов к работе с ЭДО и перевести делопроизводство на новый уровень.
FAQ
- Что такое ЭДО?
- Электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде.
- Какие преимущества у ЭДО?
- Скорость обработки документов, сокращение расходов на бумагу и доставку, повышение уровня безопасности, удобство и простота использования.
- Как выбрать оператора ЭДО?
- Выбирайте оператора, который подходит вам по функционалу, цене и удобству использования.
- Что такое КЭП?
- КЭП — это электронный аналог подписи, который гарантирует юридическую значимость электронных документов.
- Как получить КЭП?
- Получить КЭП можно в удостоверяющем центре.
- Как связаться с оператором ЭДО?
- Контакты оператора ЭДО можно найти на его сайте.
