Как правильно сшивать и заверять документы

Сшивание и заверение документов — это неотъемлемая часть работы с документами, будь то делопроизводство в организации, ведение личных архивов или оформление юридических документов. Правильное оформление обеспечивает целостность, сохранность и юридическую значимость документации. В этой статье мы подробно разберем все этапы процесса: от подготовки документов до заверения.

1. Подготовка документов к сшиванию и заверению
2. Как правильно сшивать документы
3. Заверительная надпись
4. Как правильно заверять документы по новому ГОСТу
5. Как правильно заверять сшитые документы
6. Что значит сшивать документы
7. Полезные советы по сшиванию и заверению документов
8. Выводы
9. FAQ

Подготовка документов к сшиванию и заверению

Сортировка и нумерация:

• Прежде всего, сортируем документы по дате. Это позволит логически упорядочить информацию и упростить дальнейшую работу.
• Нумеруем каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.
• Опись документов, как правило, не нумеруется. Она содержит перечень всех документов, входящих в дело, и служит для удобства поиска нужной информации.

Выбор материалов:

• Для обложки используем специальную бумажную папку «Дело». Она обеспечивает прочность и презентабельный вид документам.
• Для сшивания документов стандартного вида используем скоросшиватель формата А4. Это самый распространенный вариант, который подходит для большинства документов.

Важно: В зависимости от типа документов и требований к их оформлению, могут использоваться другие материалы, например, специальные папки для документов с различными механизмами скрепления.

Как правильно сшивать документы

Прошивка:

• Делаем отверстия иглой или дыроколом. Обычно достаточно двух отверстий, расположенных с левой стороны, отступая от края документа на 1-2 см.
• Пропускаем прочную нить через проколы в документе несколько раз.
• Завязываем нить узлом на задней странице документа.

Важно:

• Количество проколов зависит от толщины документа.
• Нить должна быть прочной и не рваться при натяжении.
• Узел должен быть надежным и не развязываться.

Заверительная надпись

Что включает в себя заверительная надпись:

• Количество прошитых листов, указанное числом и прописью в скобках (например, "2 (два)").
• Должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего документы.
• Печать организации (при ее наличии).

Важно:

• Заверительная надпись должна быть четкой и разборчивой.
• Все сведения должны быть достоверными.

Как правильно заверять документы по новому ГОСТу

Заверение копии:

• Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись».
• Включает следующие элементы:
• Слово «Верно».
• Наименование должности лица, заверившего копию.
• Собственноручная подпись.
• Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
• Дата заверения копии.

Важно:

• Заверение копии документа является подтверждением ее соответствия оригиналу.
• Заверение осуществляется только уполномоченным лицом.

Как правильно заверять сшитые документы

Прошивка и наклейка:

• Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью.
• Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
• На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка.
• На наклейке располагается заверительная надпись.

Важно:

• Наклейка должна быть плотно приклеена к документу.
• Заверительная надпись должна быть четкой и разборчивой.

Что значит сшивать документы

Значение сшивания документов:

• Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.
• Сшивание обеспечивает целостность и сохранность документов.
• Используется как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так и в архивном хранении.

Важно:

• Сшивание документов — это важный организационный момент, который позволяет упростить работу с документами и обеспечить их сохранность на длительный период.

Полезные советы по сшиванию и заверению документов

• Используйте качественные материалы: это обеспечит прочность и долговечность документации.
• Обязательно пронумеруйте все листы: это упростит поиск нужной информации.
• Проверяйте правильность и полноту сведений в заверительной надписи: это позволит избежать ошибок и недоразумений.
• Храните документы в безопасном месте: это позволит сохранить их от повреждений и утраты.

Выводы

• Правильное сшивание и заверение документов — это важный этап в работе с документацией.
• Это обеспечивает целостность, сохранность и юридическую значимость документов.
• Соблюдение правил оформления документации позволяет избежать ошибок и недоразумений.

FAQ

• Какие документы нужно сшивать?
• Все документы, которые содержат большое количество листов.
• Документы, которые передаются в архив.
• Документы, которые имеют юридическую значимость.
• Как часто нужно заверять документы?
• Заверение документов осуществляется по мере необходимости.
• Например, при передаче документов в архив, при оформлении юридических документов.
• Какие документы нельзя сшивать?
• Документы, которые имеют небольшой объем.
• Документы, которые содержат ценные бумаги.
• Документы, которые могут быть легко повреждены при сшивании.
• Можно ли заверить документы самостоятельно?
• Заверить документы самостоятельно можно, но только в том случае, если у вас есть соответствующие полномочия.
• В большинстве случаев, заверение документов осуществляется уполномоченным лицом.
• Где можно получить информацию о правилах сшивания и заверения документов?
• Информацию о правилах сшивания и заверения документов можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организация и ведение документации. Общие требования к оформлению документов».