Где хранится инвентарная карточка

Инвентарные карточки — это основа учета основных средств (ОС) в любой организации. Именно в них фиксируется вся информация о каждом объекте ОС: от даты приобретения до момента выбытия. Но где же хранить эти ценные документы? 🤔

В этой статье мы подробно разберем правила хранения инвентарных карточек, рассмотрим их местоположение в разных ситуациях, а также дадим практические советы по работе с ними.

Основные принципы хранения инвентарных карточек:

• До ликвидации организации: Согласно российскому законодательству (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ, п. 23 ФСБУ 27/2021), инвентарные карточки и книги должны храниться до момента ликвидации организации.
• Доступность: Инвентарные карточки должны быть легко доступны для бухгалтерии и других сотрудников, которым может потребоваться информация о конкретном объекте ОС.
• Безопасность: Хранить инвентарные карточки необходимо в защищенном месте, чтобы предотвратить их потерю, повреждение или несанкционированный доступ.

Где хранятся инвентарные карточки в разных ситуациях:

1. 1. Хранение инвентарных карточек в бумажном виде
2. 2. Хранение инвентарных карточек в электронном виде
3. 3. Хранение инвентарных карточек при выбытии объекта ОС

1. Хранение инвентарных карточек в бумажном виде

• Специальные папки: Самый распространенный вариант — хранение инвентарных карточек в папках с соответствующей маркировкой. 📁 Папки могут быть разделены по видам ОС, подразделениям, годам приобретения или другим критериям.
• Архив: Если организация имеет отдельный архив, инвентарные карточки можно хранить там. 🗄️
• Специальные шкафы: В некоторых организациях используют специальные шкафы для хранения документации, в том числе и инвентарных карточек. 🔒

2. Хранение инвентарных карточек в электронном виде

• Специализированные программы: Многие бухгалтерские программы, например, 1С:Предприятие, позволяют вести учет ОС в электронном виде. 💻 В таких программах инвентарные карточки хранятся в базе данных, доступ к которой имеют только уполномоченные сотрудники.
• Электронный архив: Если организация использует электронный архив, инвентарные карточки можно хранить там. ☁️

3. Хранение инвентарных карточек при выбытии объекта ОС

• Отдельный архив: Инвентарные карточки по выбывшим объектам ОС хранятся не менее 5 лет в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Срок хранения может быть увеличен по решению руководителя организации. 🗓️

Где найти инвентарную карточку в 1С:Предприятие:

• Раздел «Справочники»: В 1С 8.3 инвентарная карточка ОС-6 находится в разделе «Справочники».
• Раздел «ОС и НМА»: Далее перейдите в подраздел «Основные средства».
• Карточка основного средства: Найдите нужный объект ОС в списке и откройте его карточку.

Пример:

Представьте, что вы ищете инвентарную карточку на компьютер, который был приобретен в 2023 году. Вам необходимо перейти в раздел «Справочники» — «ОС и НМА» — «Основные средства». Затем найти компьютер в списке, используя фильтры по году приобретения, и открыть его карточку.

Как распечатать инвентарную карточку в 1С:

• Выберите объекты: В справочнике «Основные средства» выделите нужные объекты ОС.
• Кнопка «Печать»: Используйте кнопку «Печать» и выберите "Инвентарная карточка ОС (ОС-6)". 🖨️

Нужно ли печатать инвентарные карточки?

• Обязательное оформление: Инвентарные карточки оформлять обязательно, даже если вы ведете учет в электронном виде.
• Дополнительная защита: Печатные копии инвентарных карточек служат дополнительным гарантом сохранности информации.

Дополнительные советы:

• Регулярный контроль: Важно регулярно проверять актуальность информации в инвентарных карточках и своевременно вносить изменения.
• Правильная маркировка: Все инвентарные карточки должны быть четко маркированы и систематизированы.
• Создание резервных копий: Рекомендуется создавать резервные копии инвентарных карточек, особенно если вы ведете учет в электронном виде.

Заключение:

Инвентарные карточки — это важнейший документ для учета ОС. Правильное хранение и управление инвентарными карточками — это залог точного учета и надежной защиты информации о вашем имуществе.

FAQ:

• Как часто нужно проверять инвентарные карточки?

Рекомендуется проводить проверку инвентарных карточек не реже одного раза в год, а также при каждом поступлении, выбытии или переоценке объекта ОС.

• Как правильно утилизировать инвентарные карточки?

Утилизировать инвентарные карточки следует в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

• Можно ли хранить инвентарные карточки в электронном виде?

Да, можно.

• Что делать, если инвентарная карточка утеряна?

В случае утери инвентарной карточки необходимо восстановить ее на основании имеющихся данных.

• Как долго хранятся инвентарные карточки на выбывшие объекты ОС?

Инвентарные карточки по выбывшим объектам ОС хранятся не менее 5 лет.