Что значит в 1С провести и закрыть

1С — это мощная система, которая позволяет автоматизировать практически все бизнес-процессы. Но для того, чтобы использовать ее по максимуму, нужно разобраться в ее тонкостях. Одна из таких тонкостей — это проведение документов.

1. Что же происходит, когда мы нажимаем «Провести и закрыть» в 1С

Что же происходит, когда мы нажимаем «Провести и закрыть» в 1С

Проведение документа — это не просто «сохранение» информации. Это ключевой момент, который запускает цепную реакцию в системе. Представьте, что вы создали документ «Заказ Поставщику». В нем вы указали, какие товары вы хотите заказать, в каком количестве и по какой цене. Но пока вы не провели этот документ, он не является официальным. Он не влияет на складские остатки, не отражается в бухгалтерском учете, не запускает процесс закупок.

Проведение документа — это активация его данных. Система «проводит» документ через серию проверок, обрабатывает его информацию и вносит изменения в соответствующие регистры. Регистры — это как «базы данных» 1С, где хранится вся информация о вашем бизнесе: остатки на складах, денежные средства, движение товаров, финансовые операции, и многое другое.

Что значит «Провести» в 1С?

«Провести» — это не просто «сохранить». Это превратить документ в «живой» объект, который влияет на реальные процессы в вашей компании.

Вот что происходит при проведении документа:

1. Проверка данных: 1С проверяет документ на корректность, соответствие установленным правилам, наличие всех необходимых реквизитов. Например, в документе «Заказ Поставщику» система проверит, существуют ли в базе данных указанные вами товары, есть ли у вас достаточное количество денежных средств для оплаты заказа.
2. Формирование движений по регистрам: Если проверка прошла успешно, документ проводится — формируются движения по регистрам. Это означает, что информация из документа заносится в соответствующие базы данных. Например, в документе «Заказ Поставщику» изменяются остатки на складе товаров, отражается задолженность перед поставщиком.
3. Изменения в учете: Проведение документа отражается в учете — бухгалтерском, складском, управленческом. Это означает, что информация из документа становится доступной для анализа и принятия решений.

В чем разница между «Записать» и «Провести»?

«Записать» — это сохранение документа в базе данных. «Провести» — это обработка документа, формирование движений по регистрам и отражение изменений в учете.

«Записать» — это как «черновик». «Провести» — это как «опубликовать».

Если документ не проведен, то он не влияет на учет. Он не является «живым». Он не влияет на реальные процессы в вашей компании.

Если документ проведен, то его нельзя изменить без проведения. Это защищает от случайных ошибок и некорректных изменений.

Как правильно закрыть 1С?

Закрыть 1С — это остановить работу с программой. Важно правильно закрыть 1С, чтобы избежать потери данных.

Чтобы закрыть 1С, нужно:

1. Нажать на кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна 1С.
2. Выбрать в меню "Файл" команду "Завершить работу пользователя".

Важно! Перед закрытием 1С проведите все документы, которые нужно провести. Не оставляйте непроведенные документы, потому что они могут быть потеряны.

Советы по работе с проведением документов:

• Проводите документы только после тщательной проверки. Убедитесь, что все данные в документе корректны и соответствуют действительности.
• Проводите документы в хронологическом порядке. Это поможет избежать ошибок и упростит анализ данных.
• Проводите документы только тогда, когда это действительно необходимо. Не проводите документы, которые не будут использоваться в ближайшее время.
• Используйте функцию «Отмена проведения» для отмены проведения ошибочно проведенных документов.
• Проводите документы в режиме «Тест» для проверки работы системы перед проведением документов в режиме «Реал».

Заключение:

Проведение документов — это основа работы в 1С. Понимание механизма проведения документов позволит вам избежать ошибок, упростить работу с 1С и получить максимальную отдачу от этой мощной системы.

FAQ:

• Что делать, если документ не проводится?
• Проверьте данные в документе. Убедитесь, что все данные корректны и соответствуют действительности.
• Проверьте права пользователя. Убедитесь, что пользователь имеет права на проведение документа.
• Проверьте настройки системы. Убедитесь, что настройки системы позволяют проводить документ.
• Как отменить проведение документа?
• Откройте документ, который нужно отменить.
• Нажмите на кнопку «Отменить проведение».
• Подтвердите отмену проведения.
• Как проверить, проведен ли документ?
• Откройте документ.
• Проверьте состояние документа в шапке. Если документ проведен, то в шапке будет отображен статус «Проведен».
• Что делать, если документ проведен, но нужно внести изменения?
• Отмените проведение документа.
• Внесите необходимые изменения.
• Проведите документ заново.
• Как правильно настроить проведение документов?
• Обратитесь к специалисту по 1С. Он поможет вам настроить проведение документов в соответствии с вашими требованиями.